Transformasi Digital dan Manajemen Proses Bisnis pada Universitas
Kajian transformasi digital (TD) dari sisi makna, kepentingan, dan dampaknya pada suatu organisasi atau institusi memiliki sudut pandang yang berbeda. Ada kata kunci untuk memahami istilah tersebut dari sisi program perubahan, yaitu untuk mengubah komponen orang, proses, teknologi, dan data suatu organisasi. Motivasi untuk memperkenalkan program transformasi digital bisa beragam, tetapi, banyak program transformasi digital yang berpusat pada perubahan struktur organisasi dan model bisnis untuk melayani pelanggan yang sudah ada dengan lebih efisien dan menjangkau pelanggan baru dengan lebih efektif. Hal ini dicapai melalui pemanfaatan teknologi digital terkini dan yang sedang berkembang.
Dalam konteks transformasi digital, manajemen proses bisnis (MPB) memiliki tiga logika utama, yaitu pemodelan (proses), penyelarasan infrastruktur, dan logika aktor prosedural (agensi). MPB memiliki cara berpikir yang mencerminkan asumsi, praktik, dan nilai-nilainya. Cara berpikir ini dapat diperbarui menjadi asumsi-asumsi yang mendasarinya dalam bentuk proses sentuhan ringan (proses), fleksibilitas infrastruktur (infrastruktur), dan aktor yang penuh perhatian (agensi) untuk mewujudkan visi institusi yang melakukan transformasi berbasis teknologi informasi. Transformasi digital yang melibatkan teknologi digital dalam konteks akademik dan industri digunakan untuk meninjau kinerja universitas atau perusahaan dengan penggunaan strategi dan inovasi yang difasilitasi oleh penggunaan teknologi digital itu sendiri.
Dengan demikian, transformasi digital pada UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon membutuhkan keterlibatan penggunaan teknologi digital yang memiliki pengaruh terhadap strategi transformasi dan inovasi kelembagaan juga sekaligus akan memengaruhi kinerja universitas. Bahkan strategi dan inovasi tersebut juga memainkan peran dalam mediasi penuh antara penggunaan teknologi digital dan kinerja universitas. Dalam manajemen proses bisnis, transformasi digital tidak hanya memengaruhi penawaran produk dan layanan organisasi industri, tetapi juga mengubah cara mereka beroperasi. Karena itu, ia memerlukan program transformasi di seluruh universitas berupa transformasi digital organisasi pada seluruh unit. Implementasi teknologi dan transformasi organisasi bersifat saling terkait dari implementasi teknologi baru memengaruhi organisasi. Dalam teori sistem sosioteknis (STS) dijelaskan bahwa faktor teknis dan sosial akan memengaruhi perubahan dalam suatu organisasi.
Dalam hal ini, transformasi digital pada UIN Siber harus mempertimbangkan dua kategori utama, yaitu sistem teknis berupa teknologi digital canggih, seperti komputasi awan, internet untuk segala hal, platform digital, big data, dan analitik dan sistem sosial berupa orang, budaya, tujuan, prosedur, dan struktur. UIN Siber ini sebagai sistem kompleks yang terdiri dari komponen yang saling bergantung harus membuat rancangan perubahan untuk satu sistem (implementasi teknologi digital) tanpa mempertimbangkan dampaknya pada bagian lain organisasi (sistem sosial) yang akan membatasi efektivitasnya. Oleh karena itu, teori STS ini bisa digunakan sebagai lensa yang kuat untuk memeriksa transformasi digital pada perguruan tinggi dan industri, pada saat pengaruh teknologi digital yang meluas bisa mengganggu operasi bisnis.
Kepemimpinan Transformasi Digital pada CIU (Cyber Islamic University) di Cirebon
Transformasi digital (TD) bagi universitas atau perusahaan paling tidak mengandung makna: pertama, fokus pada pelanggan agar lebih dekat dengan memberikan pengalaman digital; kedua, TD sebagai pendorong bisnis dengan peluang besar bagi organisasi industri dalam hal kapasitas penciptaan nilai, penambahan nilai, penciptaan bisnis baru, peningkatan penawaran saat ini menjadi digital, peluang keberhasilan yang lebih baik, dan penyediaan lebih banyak layanan daripada produk; ketiga, TD dapat memfasilitasi efisiensi operasional yang membantu untuk mengurangi pemborosan sumber daya, digitalisasi dapat melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit, serta sarana uji coba berbasis ketangkasan, eksperimen, cara baru dalam melakukan sesuatu, cara baru dalam memecahkan masalah, dan menghadirkan efisiensi operasional; keempat, TD sebagai perubahan budaya, bukan sekadar alat dan proses, tetapi juga perubahan pola pikir, bagaimana kita harus lebih cepat dan memiliki lebih banyak layanan daripada produk; kelima, TD membawa kemampuan eksperimentasi ke originasi petahana dalam mengembangkan kembaran digital suatu produk untuk tujuan ini, yaitu memastikan nilai produk dapat diberikan; keenam, TD sebagai sesuatu yang mengintegrasikan seluruh rantai nilai, solusi terintegrasi dan cara berpikir dalam cakupan seluruh siklus hidup; ketujuh, TD membawa transparansi yang memberikan visibilitas bagi para pimpinan/manajer untuk melihat secara langsung apa yang terjadi di organisasi, apa hambatan, dan dimana masalahnya, sehingga memberikan peluang besar untuk menghadirkan transparansi ke seluruh rantai nilai; dan kedelapan, TD sebagai fleksibilitas, bukan berarti standarisasi.
Gambar 1. Transformasi Digital Bagi Universitas dan Industri
Kepemimpinan menjadi salah satu pendorong terpenting bagi keberhasilan transformasi digital organisasi di perguruan tinggi dan industri. Setiap perguruan tinggi mengembangkan
strateginya sesuai dengan kebutuhan dan tahap proses transformasi digitalnya sendiri, tetapi kepemimpinan tetap menjadi pendorong utama. Jika CIU Cirebon sebagai organisasi memiliki kebijakan yang memberikan perhatian khusus pada pengembangan kepemimpinan untuk TD yang berdampak, maka dapat menerapkan dua strategi yang berbeda untuk mewujudkannya. Pertama, salah satu unit pada CIU memiliki tugas utama untuk mengembangkan TD secara terpisah yang menyediakan dukungan digital bagi bisnis utama di seluruh universitas. Kedua, unit-unit yang lain dapat mengalokasikan tugas TD kepada pimpinan unitnya. Namun, kesamaan antara kedua strategi tersebut adalah mereka telah mengalokasikan tugas transformasi digital kepada pimpinan masing-masing unit, baik mereka bekerja di unit pendukung secara terpisah atau sebagai pimpinan unit atau fungsi bisnis lainnya.
Strategi Rekrutmen Kepemimpinan Transformasi Digital di CIU Cirebon
Kepemimpinan yang bertanggung jawab atas TD dapat dihadirkan melalui perekrutan eksternal dan alokasi internal tanggung jawab atau tugas tambahan, atau bahkan melalui perombakan dari posisi utama mereka ke posisi terkait kemampuan untuk mengawal TD. Tentunya, untuk mempercepat TD ini, UIN Siber dapat merekrut tim kepemimpinan digital yang berkualitas dan membentuk tim taskforce yang bekerja untuk mewujudkan institusi digital. Di sisi lain, pimpinan universitas dapat mendelegasikan TD ini kepada ketua tim secara fungsional yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya yang diperlukan dalam menjalankan strategi TD.
Ada dua area kepemimpinan utama yang dapat diidentifikasi pada UIN Siber untuk TD yang berdampak. Pertama, penerapan TD memerlukan beberapa peran kepemimpinan dari seluruh pimpinan yang ada secara struktural. Ini termasuk menyebarkan kesadaran tentang topik TD, mempromosikan kolaborasi, mendorong perubahan digital, mendorong aspek budaya TD, memimpin dengan memberi contoh, bertindak cepat dalam pengambilan keputusan, mempromosikan kepemimpinan bergaya mentoring atau coaching, menjadi pengikut yang cerdas dalam menurunkan kebijakan TD yang telah ditetapkan oleh pimpinan, membawa transparansi ke dalam tindakan, kinerja, dan di seluruh rantai nilai organisasi, dan menjadi berorientasi pada nilai.
Kedua, untuk berhasil memainkan peran ini, kepemimpinan universitas harus bekerja pada kompetensi tertentu, area kepemimpinan yang menjadi tugas tambahan yang telah diidentifikasi, yaitu kompetensi ini meliputi kemampuan beradaptasi, sikap yang tepat, keterampilan komunikasi, pengambilan keputusan berdasarkan data, pemberdayaan, bekerja dengan cepat, eksperimen, keterbukaan pikiran, pengambilan risiko, kepercayaan, pengetahuan teknis tingkat implementasi, dan menjabarkan visi universitas dengan kebijakan dan program yang nyata.
Gambar 2. Karakteristik Kepemimpinan Transformasi Digital
Kepemimpinan Digital dan Hasil Kinerja yang Berdampak
Kepemimpinan digital (KD) memiliki peran penting untuk mencapai hasil kinerja yang baik. Pertama, KD mendukung untuk mencapai kelincahan (agility) organisasi. Hal ini mengaitkannya dengan kompetensi kepemimpinan dalam hal kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas sebagai keterampilan kepemimpinan perubahan yang kuat. Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan mengadopsi perubahan berdasarkan informasi baru, perubahan pasar, dan perubahan situasi. Kepemimpinan harus keluar dari pola pikir yang ketat dan berpikir untuk perbaikan organisasi secara keseluruhan. Seorang pemimpin mengoperasikan tim yang tangkas dan bersedia berbagi sumber daya untuk proyek inovasi. Tugas kepemimpinan adalah menantang proses organisasi yang ada dengan menghadirkan cara kerja yang baru dan tangkas. Dengan kata lain, mereka menggunakan cara kerja tangkas untuk mengelola layanan dengan dukungan teknologi yang tersedia, dapat mengubah atau mentransformasi proses, menjadikannya cerdas, cepat, atau tangkas, tetapi peran kepemimpinan terbesar yang dibutuhkan berupa bagaimana pemimpin dapat mentransformasi orang-orang untuk mengadopsi perubahan ini. Jadi, para pimpinan UIN Siber harus memainkan peran kerja baru dan mengembangkan kompetensi yang diidentifikasi untuk membuat organisasi lebih tangkas.
Kedua, berpusat pada pelanggan. Tanpa komitmen penuh dari para pemimpin, mustahil untuk mencapai hasil kinerja yang berpusat pada pelanggan dalam organisasi. Peran kepemimpinan dalam mencapai fokus pelanggan untuk TD yang berdampak dapat diwujudkan melalui: (1) para pemimpin harus bekerja untuk memberikan solusi kepada pelanggan (dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni, dan mitra) dan mendorong nilai bagi mereka. Jadi, pemimpin harus siap untuk memecahkan masalah masa depan tersebut dan memberi mereka solusi. Dalam konteks siber termasuk juga tanggung jawab spesifik yang meliputi keamanan siber, semua teknologi informasi, inovasi, proses, dan kapabilitas, termasuk kerjasama dengan perusahaan rintisan dan semua pengembangan produk digital.
Dengan kata lain, UIN Siber harus bisa menjawab pertanyaan “bagaimana kita mendorong nilai bagi pelanggan melalui digital?.” Hal ini bisa dimulai dengan pengetahuan pemimpin tentang produk dan pelanggan, apa yang pelanggan inginkan, dan di mana mereka berubah. Hal lain juga penting dari konsepsi bahwa “Anda mulai menjual sesuatu yang bahkan tidak diketahui pelanggan bahwa mereka itu membutuhkan.” Oleh karena itu, kebutuhan para pelanggan di kampus (dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni, dan mitra) dapat dilayani dengan baik oleh para pimpinan yang membuat kebijakan dan program layanan secara digital; dan (2) para pemimpin memiliki cara berpikir dan cara bekerja yang berpusat pada pelanggan, bahkan peran pemimpin dalam penciptaan bersama dengan pelanggan. Pemimpin harus melakukan uji coba dalam inovasi yang melibatkan lebih banyak suara pelanggan, atau “alih-alih berpikir, bagaimana beralih dari ide ke produk.” Tantangan besar bagi kepemimpinan saat ini adalah untuk tetap mendapatkan informasi terbaru secara teknis tentang semua perkembangan baru yang terjadi di industri. Ini juga merupakan kesempatan untuk berada di garis depan dan membentuk masa depan, bersama dengan pelanggan. Hal ini menuntut para pemimpin untuk menyeimbangkan kecepatan pelaksanaan dengan tingkat kualitas yang dibutuhkan.
Ketiga, kolaborasi, yaitu kepemimpinan untuk mempromosikan lingkungan kolaboratif dalam organisasi untuk TD yang berdampak. Peran kepemimpinan dalam mempromosikan kolaborasi untuk TD sangat penting untuk berbagai jenis tugas. Para pimpinan universitas harus tahu cara berkoordinasi, cara berjejaring, dan cara menarik tali orang-orang yang berpengetahuan dan menghubungkan mereka dengan orang lain.
Karena itu, pimpinan harus memiliki “kompetensi visioner” yang memiliki rasa dan pikir jangka panjang dalam memberikan cara pandang dan cara bekerja, pada saat yang sama, memiliki tim yang bersama-sama mengembangkan, menciptakan, dan berinovasi dalam visi utama itu. Dan visinya, yang tidak hanya melihat ke dalam perusahaan tetapi lebih melihat ke sudut pandang ekosistem peluang. Kunci utamanya, pimpinan harus memiliki kekuatan komunikasi yang kuat dalam hal manajemen, yaitu semuanya tentang menghubungkan orang. Bahkan para pemimpin perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara orang-orang “digital” dan “bisnis” dan memadukannya dengan baik untuk menghasilkan kinerja yang baik. Karena demikian, UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon dapat memenuhi hasil kinerja yang berdampak, jika para pimpinannya memiliki kompetensi visioner yang didukung oleh kompetensi digital dengan kebijakan dan program yang berpusat pada “pelanggan” untuk memberikan kepuasan prima dari layanan digital yang dimilikinya.
Penulis: Aan Jaelani
Referensi:
Imran, F., Shahzad, K., Butt, A., & Kantola, J. (2021). Digital transformation of industrial organizations: Toward an integrated framework. Journal of change management, 21(4), 451-479. https://doi.org/10.1080/14697017.2021.1929406.
McCarthy, P., Sammon, D., & Alhassan, I. (2022). Digital transformation leadership characteristics: A literature analysis. Journal of Decision Systems, 32(1), 79-109.
https://doi.org/10.1080/12460125.2021.1908934.
Ko, R. K., Lee, S. S., & Wah Lee, E. (2009). Business process management (BPM) standards: a survey. Business Process Management Journal, 15(5), 744-791.
https://doi.org/10.1108/14637150910987937.
Dumas, M., Rosa, L. M., Mendling, J., & Reijers, A. H. (2018). Fundamentals of business process management. Springer-Verlag. https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-662-56509-4.
